Šanóny a zakladače

Ako si usporiadať dokumenty v kancelárii?

S rastúcim množstvom dokumentov sa zvyšuje aj riziko straty dôležitých informácií. Prehľadne označené šanóny a zakladače pomáhajú vytvoriť systém, v ktorom rýchlo nájdete potrebné dokumenty bez zdĺhavého hľadania.

Najčastejšie sa používajú na archiváciu:

• faktúr,
• zmlúv,
• objednávok,
• dodacích listov,
• cenových ponúk,
• personálnej dokumentácie,
• účtovných dokladov.

Aký je rozdiel medzi šanónom a zakladačom?

Šanóny sú vhodné najmä na archiváciu väčšieho množstva dokumentov počas dlhšieho obdobia. Zakladače sa častejšie používajú na priebežnú prácu s dokumentmi, ktoré potrebujete mať pravidelne poruke.

Výber závisí najmä od množstva dokumentov a spôsobu ich používania.

Kto najčastejšie využíva šanóny a zakladače?

Šanóny a zakladače patria medzi bežné vybavenie:

• kancelárií,
• účtovných oddelení,
• škôl,
• úradov,
• zdravotníckych zariadení,
• advokátskych kancelárií,
• menších aj väčších firiem.

Pomáhajú zabezpečiť prehľadnú evidenciu dokumentov a jednoduchšiu archiváciu firemných záznamov.

Ako archivovať firemné dokumenty prehľadne?

Najlepšie výsledky prináša rozdelenie dokumentov podľa typu alebo obdobia. Samostatné šanóny pre faktúry, zmluvy, objednávky alebo personálnu dokumentáciu výrazne zjednodušujú každodennú prácu a vyhľadávanie podkladov.

Pri administratíve sa často využívajú aj poznámkové bloky A5, špirálové bloky a poznámkové lístky, ktoré pomáhajú evidovať úlohy, poznámky a dôležité informácie.

Často kladené otázky

Aký šanón je vhodný na faktúry a účtovné doklady?

Na pravidelnú archiváciu faktúr, účtovných dokladov a zmlúv sa najčastejšie používajú klasické pákové šanóny, ktoré umožňujú prehľadné zakladanie väčšieho množstva dokumentov.

Aký je rozdiel medzi šanónom a zakladačom?

Šanón slúži najmä na archiváciu väčšieho objemu dokumentov, zatiaľ čo zakladač je vhodný na priebežné triedenie a každodennú prácu s dokumentmi.

Ako si vytvoriť prehľadný systém archivácie?

Odporúča sa rozdeliť dokumenty podľa typu alebo obdobia a používať samostatné označené šanóny pre jednotlivé oblasti evidencie.

Kde sa šanóny a zakladače používajú najčastejšie?

V kanceláriách, účtovníctve, školách, na úradoch, v zdravotníctve aj vo firmách všetkých veľkostí.