Kartotéky a karty

Na čo slúži kartotéka?

Kartotéka umožňuje systematicky ukladať menšie záznamy a informácie na jednotlivých kartách. Využitie nájde v kanceláriách, firmách, školách, archívoch aj domácnostiach, kde je potrebné viesť prehľadnú papierovú evidenciu.

Podľa spôsobu používania môžete evidovať napríklad:

• kontakty zákazníkov a obchodných partnerov,
• dodávateľov,
• telefónne čísla a adresy,
• skladové alebo evidenčné údaje,
• pracovné poznámky,
• školské a organizačné záznamy.

Pri väčšom množstve dokumentácie môžete kartotéku kombinovať aj s organizérmi dokumentov alebo registrami, ktoré pomáhajú vytvoriť širší systém kancelárskej evidencie.

Karty do kartotéky na evidenciu údajov

Karty do kartotéky slúžia ako samostatný priestor na zapisovanie údajov, poznámok a záznamov. V ponuke sa nachádzajú rôzne formáty, napríklad A5, A6, A7 a A8, pričom dostupné sú aj linkované, čisté alebo štvorčekové prevedenia.

Linkované kartotékové karty sú praktické na zapisovanie textu a kontaktných údajov, zatiaľ čo čisté alebo štvorčekové karty môžete využiť podľa vlastného spôsobu evidencie.

Ak potrebujete konkrétnu veľkosť alebo typ zápisu, vyberajte kartu podľa formátu, linajkovania a množstva kariet v balení.

Ako si vytvoriť prehľadnú kartotéku?

Pri vytváraní kartotéky je najdôležitejšie zvoliť jednotný systém radenia. Kontakty alebo záznamy môžete zoradiť napríklad abecedne, podľa firmy, zákazníka, typu záznamu alebo čísla evidencie.

Pri kartotéke kontaktov môže byť praktické abecedné radenie podľa názvu firmy alebo priezviska. Pri internej evidencii môžete jednotlivým kartám prideliť čísla alebo iné označenie.

Takýto systém uľahčuje vyhľadávanie informácií aj v prípade, že sa počet záznamov postupne zväčšuje.

Kartotéky do kancelárie

Kartotéka je vhodná najmä tam, kde potrebujete pracovať s menšími, samostatnými záznamami. Na rozsiahlejšie papierové dokumenty sú vhodnejšie šanóny a zakladače, boxy na spisy alebo rozraďovače.

Dokumenty, ktoré ešte len čakajú na spracovanie, môžete uložiť do odkladacích zásuviek, zatiaľ čo hotové materiály môžete zaradiť do archívneho systému.

Ak potrebujete jednotlivé dokumenty chrániť pred poškodením, využijete aj obaly na doklady alebo prospektové obaly.

Ako vybrať karty do kartotéky?

Pri výbere kartotékových kariet je dôležitý najmä formát a typ zápisu. Menšie karty sú praktické na stručné kontaktné alebo evidenčné údaje, väčší formát poskytuje viac priestoru na podrobnejšie záznamy.

Pri pravidelnom dopĺňaní kartotéky je vhodné zvoliť si rovnaký formát kariet a jednotný spôsob zapisovania. Tak zostane evidencia prehľadná aj po jej postupnom rozšírení.

Často kladené otázky

Na čo sa používa kartotéka?

Kartotéka slúži na systematické uloženie a evidenciu údajov na samostatných kartách. Vhodná je napríklad na kontakty, zákazníkov, dodávateľov alebo interné záznamy.

Aké karty patria do kartotéky?

Používajú sa kartotékové karty zodpovedajúce konkrétnemu formátu kartotéky. Líšia sa najmä veľkosťou, farbou a typom plochy, napríklad linkované, čisté alebo štvorčekové.

Aký formát kartotékových kariet vybrať?

Záleží na množstve údajov, ktoré potrebujete zapisovať. Na stručné záznamy postačia menšie karty, pri podrobnejších informáciách je praktickejší väčší formát.

Ako usporiadať kartotéku?

Záznamy môžete zoradiť abecedne, podľa zákazníkov, firiem, čísla evidencie alebo iného systému. Najdôležitejšie je používať rovnaký spôsob radenia pri celej kartotéke.

Sú kartotékové karty vhodné na evidenciu kontaktov?

Áno. Linkované karty poskytujú priestor na zapisovanie mien, telefónnych čísel, adries a ďalších kontaktných údajov.

Kedy použiť kartotéku namiesto šanónu?

Kartotéka je vhodnejšia na krátke samostatné záznamy, ktoré potrebujete často vyhľadávať. Šanón je praktickejší na väčšie množstvo súvisiacich dokumentov.