Rozraďovače

Na čo slúžia rozraďovače dokumentov?

Pri väčšom množstve papierov nestačí dokumenty iba založiť do jedného šanónu. Rozraďovače umožňujú vytvoriť v dokumentoch jednotlivé skupiny a rýchlo sa zorientovať v ich obsahu.

Môžete ich využiť napríklad na rozdelenie:

• faktúr podľa mesiacov,
• zmlúv podľa zákazníkov,
• dokumentov podľa rokov,
• pracovných materiálov podľa projektov,
• školských materiálov podľa predmetov,
• firemnej agendy podľa oddelení.

Takýto systém triedenia dokumentov je praktický najmä tam, kde sa s papiermi pracuje každý deň.

Rozraďovače do šanónov a zakladačov

Rozraďovače sa výborne hodia na vytvorenie prehľadnej štruktúry v šanónoch a zakladačoch. Jednotlivé časti dokumentácie môžete oddeliť podľa označených sekcií a potrebnú skupinu nájsť bez prezerania celého obsahu.

Pri priebežnom spracovaní dokumentov môžete využiť aj rýchloviazače, ktoré sú praktické na dočasné založenie alebo prenášanie papierov.

Ak dokumentáciu potrebujete uložiť na dlhšie obdobie, môžete jednotlivé skupiny po spracovaní presunúť do boxov na spisy a vytvoriť tak jednotný archivačný systém.

Ako si roztriediť dokumenty?

Najlepšie funguje systém, ktorý zodpovedá tomu, ako s dokumentmi reálne pracujete. Vo firme môže byť praktické triedenie podľa zákazníkov, projektov alebo rokov, zatiaľ čo v domácnosti môže byť jednoduchšie rozdeliť dokumenty podľa typu.

Pri pravidelne používaných dokumentoch je vhodné vytvoriť jasné kategórie a používať rovnaký spôsob označovania. Na dokumenty, ktoré potrebujete mať oddelené a zároveň chránené, môžete použiť prospektové obaly alebo obaly na doklady.

Ak chcete dokumenty organizovať priamo na pracovnom stole, praktickou alternatívou alebo doplnkom sú odkladacie zásuvky, kde môžete rozdeliť materiály podľa toho, či čakajú na vybavenie, kontrolu alebo archiváciu.

Rozraďovače pre kanceláriu, školu aj domácnosť

Rozraďovače využijete všade tam, kde vzniká väčšie množstvo papierovej dokumentácie. V kancelárii pomáhajú udržať administratívu pod kontrolou, v škole umožňujú rozdeliť poznámky a materiály podľa predmetov a doma môžu slúžiť na organizáciu zmlúv, účtov, poistných dokumentov či inej osobnej dokumentácie.

Pri väčšom archíve môžete systém doplniť o registre, ktoré pomáhajú pri evidencii jednotlivých záznamov a kariet. Na dokumenty, ktoré potrebujete často prenášať, sú vhodné aj dosky na dokumenty.

Ako vytvoriť prehľadný archivačný systém?

Dobrá organizácia dokumentov nemusí byť komplikovaná. Dôležité je, aby každý typ dokumentu mal svoje miesto a aby ste používali rovnaký systém označovania.

Praktický postup môže vyzerať napríklad takto:

1. Rozdeľte dokumenty podľa typu.
Oddelte faktúry, zmluvy, objednávky, pracovné materiály a ďalšiu agendu.

2. Vytvorte jednotlivé skupiny.
Pomocou rozraďovačov rozdeľte dokumenty podľa rokov, mesiacov, zákazníkov alebo projektov.

3. Založte ich do vhodného systému.
Priebežné dokumenty môžete uložiť do rýchloviazačov, väčšie množstvo do šanónov a dlhodobo archivované materiály do boxov na spisy.

4. Dokumenty označte.
Jasné názvy a jednotný systém označovania výrazne uľahčia neskoršie vyhľadávanie.

Často kladené otázky

Ako rozdeliť dokumenty v šanóne?

Najpraktickejšie je vytvoriť skupiny podľa typu dokumentu, obdobia, zákazníka alebo projektu a jednotlivé skupiny oddeliť rozraďovačmi.

Sú rozraďovače vhodné na archiváciu faktúr?

Áno. Môžu pomôcť rozdeliť faktúry napríklad podľa mesiacov alebo rokov a zjednodušiť orientáciu v účtovnej dokumentácii.

Ako označiť jednotlivé časti dokumentácie?

Používajte krátke a jednoznačné názvy, ktoré presne opisujú obsah danej skupiny. Pri dlhodobej archivácii je vhodné zachovať rovnaký systém označovania.

Koľko skupín dokumentov by mal mať jeden šanón?

Neexistuje univerzálny počet. Záleží na množstve dokumentov a na tom, ako často s nimi pracujete. Ak je šanón príliš preplnený, je vhodnejšie rozdeliť dokumentáciu do viacerých zakladačov.

Ako triediť dokumenty vo firme?

Dokumenty môžete rozdeliť podľa oddelení, rokov, zákazníkov, projektov alebo typu agendy. Najdôležitejšie je používať systém, ktorý bude rovnaký pre celú kanceláriu.

Čo použiť na dokumenty, ktoré ešte nie sú vybavené?

Na priebežne spracovávané dokumenty sú vhodné odkladacie zásuvky, rýchloviazače alebo dosky na dokumenty. Po vybavení ich môžete zaradiť do príslušného archívu.