Ako vybaviť novú kanceláriu pre 5 zamestnancov, kancelárske potreby 2026

Prvý deň v novej kancelárii. Tlačiareň je zapojená, stoly sú na mieste, internet funguje. A potom niekto potrebuje podpísať zmluvu, jediné pero v celej kancelárii je v taške šéfa, ktorý práve odišiel na stretnutie. Kancelárske potreby sú to posledné čo väčšina firiem rieši pri zariaďovaní, a prvé čo im chýba v praxi.

Tento článok vám povie presne čo kancelária pre 5 zamestnancov potrebuje, koľko toho kúpiť a koľko to stojí. Packit.sk je slovenský distribútor kancelárskych potrieb, hygienických produktov a obalových materiálov pre firmy aj domácnosti, prevádzkuje ho PRESSKARTON s.r.o. so sídlom v Stropkove.

Kancelárske potreby pre tlač a papier

Priemerný kancelársky pracovník spotrebuje ročne 8 000–10 000 listov papiera – teda 16–20 balení A4 papiera na osobu. Pre 5 zamestnancov to znamená 80–100 balení ročne, alebo 7–8 balení mesačne.
Pri výbere kancelárskeho papiera sledujte tri parametre:
Gramáž 80 g/m² – štandard pre každodennú tlač, kompatibilný so všetkými tlačiarňami
Bielosť min. 146 CIE – ostrý kontrast, profesionálny vzhľad dokumentov
Smer vlákna Short Grain – menej zasekávania, dlhšia životnosť tlačiarne

💡 Tip: Kupujte v kartónoch (5 balení) – cena za list je nižšia a zásobu netreba riešiť každý týždeň.

Písacie kancelárske potreby, koľko a čo kúpiť

Najčastejšia chyba pri zariaďovaní kancelárie: kúpia sa 3 perá pre 5 ľudí. O týždeň nie je žiadne.

Odporúčané množstvo písacích potrieb pre 5 zamestnancov:

Pomôcka	Množstvo	Poznámka
Guličkové perá	15–20 ks	3–4 na osobu, strácajú sa
Ceruzky	10 ks	Pre poznámky a náčrty
Zvýrazňovače	10 ks (mix farieb)	Farebné kódovanie dokumentov
Korekčné strojčeky	5 ks	1 na osobu

Pre korekčné strojčeky platí rovnaké pravidlo – jeden na osobu. Zdieľané korekčné strojčeky sa strácajú rovnako rýchlo ako perá.

Kancelárske potreby pre poznámky a stretnutia

Každé stretnutie bez zápisnice je stretnutie ktoré sa bude opakovať. Bloky a zápisníky sú najlacnejší nástroj na zvýšenie produktivity tímu.

Odporúčané kancelárske potreby pre zápisnice a poznámky:

• Poznámkový blok A4 – 1 na osobu pre zápisnice zo stretnutí
• Špirálový blok A5 – 1 na osobu pre každodenné poznámky
• Samolepivé poznámkové lístky – 2–3 bloky na osobu

💡 Tip: Každý zamestnanec má vlastný blok. Zápisky zo stretnutí sa nepíšu na útržky papiera ani do telefónu – výskumy kognitívnej psychológie potvrdzujú že ručné písanie poznámok podporuje hlbšie spracovanie informácií ako písanie na klávesnici.

Kancelárske potreby pre organizáciu dokumentov

Neoznačené šanóny, dokumenty voľne na stole, zmluvy v nesprávnej priečinke, to sú problémy ktoré stoja čas. A čas stojí peniaze.
Etikety a štítky sú najlacnejší spôsob ako zaviesť poriadok v kancelárskych dokumentoch. Označené šanóny, priečinky a police ušetria každému zamestnancovi 10–15 minút denne pri hľadaní dokumentov – pri 5 zamestnancoch je to 50–75 minút produktívneho času denne.
Pre odosielanie dokumentov a korešpondenciu nezabudnite na obálky – C4 pre A4 dokumenty bez skladania, C5 pre dokumenty skladané na polovicu.

Kancelárske náradie – čo každá kancelária potrebuje

Toto sú kancelárske potreby ktoré nikto nekupuje kým ich nezačne potrebovať – a potom sú urgentné:

• Dierkovačky, zošívačky a rozšívačky – minimálne 1 zošívačka a 1 dierkovačka na kanceláriu. Pri 5 zamestnancoch odporúčame 2 sety – jeden pri tlačiarni, jeden na spoločnom stole.

• Nože, nožničky a otvárače obálok – 2 páry nožníc na kanceláriu, otvárač obálok ak pravidelne prijímate korešpondenciu.

• Lepidlá a lepiace pásky – lepiaca páska, lepidlo v tyčinke, obojstranná páska. Spotrebný materiál – kupujte s rezervou.

• Spony, špendlíky a pripínačky – kancelárske spony v rôznych veľkostiach, pripínačky na korkovú tabuľu.

Kancelárske potreby pre komunikáciu a prezentáciu tímu

Magnetická tabuľa alebo nástenka v každej kancelárii pre 5 ľudí má jeden konkrétny efekt, menej emailov s otázkou „kde to je“ a „kedy je deadline“. Fyzická tabuľa s úlohami a termínmi je viditeľná pre celý tím bez toho aby musel otvárať aplikáciu.

Koľko kancelárskych potrieb firma s 5 ľuďmi skutočne spotrebuje?

• Papier a tlač – mesačná spotreba 15–20 €. Pre 5 zamestnancov kupujte 7–8 balení A4 80 g/m² mesačne, ideálne v kartónoch po 5 balení.

• Písacie potreby – jednorazové vybavenie 20–30 €, doplnenie každé 2–3 mesiace 5–10 €. Perá 15–20 ks, ceruzky 10 ks, zvýrazňovače 10 ks, korekčné strojčeky 5 ks.

• Bloky a zápisníky – jednorazové vybavenie 15–25 €, doplnenie každé 2 mesiace 10–15 €. Poznámkový blok A4 a špirálový blok A5 po 5 ks, samolepivé lístky 10–15 blokov.

• Kancelárske náradie – jednorazová investícia 30–50 €, spotrebný materiál 3–5 € mesačne. Zošívačky a dierkovačky sú jednorazový nákup, lepiaca páska 3–4 rolky mesačne.

• Organizácia dokumentov – jednorazovo 10–15 €, doplnenie každé 3 mesiace 5–10 €. Etikety a štítky 1–2 balenia, obálky C4 a C5 po 50 ks.

• Celková investícia pri zariaďovaní novej kancelárie pre 5 zamestnancov je 75–120 € jednorazovo a 38–60 € mesačne na spotrebný materiál.

Časté otázky o kancelárskych potrebách 2026

Koľko pier treba kúpiť pre kanceláriu s 5 zamestnancami?

Minimum je 3–4 perá na osobu – teda 15–20 ks. Perá sa strácajú, odnášajú domov a míňajú rýchlejšie ako si myslíte. Kupujte s rezervou a doplňujte každé 2 mesiace.

Aký papier je najvhodnejší pre každodennú kancelársku tlač?

Gramáž 80 g/m² s bielosťou min. 146 CIE a smerom vlákna Short Grain. Tieto parametre zaručujú ostrý výtlačok, menej zasekávania a dlhšiu životnosť tlačiarne. Detailný návod nájdete v kategórii kancelársky papier.

Potrebuje každý zamestnanec vlastný blok?

Áno. Zdieľané bloky na zápisnice nefungujú, zápisky sa miešajú, strácajú a nikto nevie čo je čie. Vlastný blok A4 pre zápisnice a A5 pre každodenné poznámky je základ produktívnej kancelárie.

Ako zaviesť systém v kancelárskych dokumentoch?

Začnite s etiketami a štítkami, označte každý šanón, priečinku aj police. Jednoduchý systém ktorý dodržia všetci je lepší ako dokonalý systém ktorý nedodržuje nikto. Celý sortiment nájdete v kategórii etikety a štítky.

Kedy sa oplatí hromadný nákup kancelárskych potrieb?

Pri pravidelnej spotrebe vždy. Papier v kartóne (5 balení) je lacnejší ako 5 samostatných nákupov. Perá v balení 20 ks sú lacnejšie ako 4× 5 ks. Navyše šetríte čas – jeden objednávkový impulz namiesto piatich.

Kde kúpim všetky kancelárske potreby naraz?

Kompletný sortiment kancelárskych potrieb nájdete na Packit.sk – papier, písacie potreby, bloky, etikety, náradie aj magnetické tabule. Pri väčších firemných objednávkach kontaktujte nás na (+421) 908 970 487.